Aviso de Privacidad

1. Objeto y Marco

Este Aviso le explica, en palabras sencillas, cómo HRSVault trata la información personal de candidatos, visitantes y usuarios del portal. HRSVault es un Portal Integral de Reclutamiento y adopta compromisos voluntarios de transparencia, minimización, seguridad y control del titular, en la medida de lo razonable.

A la fecha, Guatemala no cuenta con una ley integral de protección de datos personales; existen iniciativas en trámite legislativo que aún no son ley vigente. No obstante, HRSVault respeta el derecho de autodeterminación informativa reconocido por el artículo 31 de la Constitución Política de la República y por la jurisprudencia de la Corte de Constitucionalidad, y trata la información especialmente sensible conforme al Decreto 57-2008. HRSVault no presenta iniciativas legislativas como leyes vigentes.

Si usted reside en otro país de Centroamérica, conserva las garantías que la ley de su país le reconozca como obligatorias en cuanto a consentimiento, acceso, corrección y eliminación de sus datos.

2. Información que se Trata

Según el servicio que utilice, HRSVault puede tratar:

• Identificación y contacto: nombre, correo, teléfono, fotografía, fecha de nacimiento y ubicación.
• Trayectoria: CV, experiencia, formación, habilidades, cargo actual, años de experiencia, preferencias profesionales y expectativa salarial.
• Proceso: historial de postulaciones, comunicaciones con HRSVault y notas del proceso.
• Evaluaciones: respuestas y resultados de las evaluaciones que usted decida realizar.
• Documentos de verificación: solo si usted los sube y autoriza la verificación de antecedentes.
• Datos técnicos y de seguridad: registros de acceso, dirección IP, tipo de navegador y preferencias de cookies.

HRSVault solicita únicamente la información pertinente para el proceso. Le pedimos no cargar datos médicos, clínicos, religiosos, políticos, biométricos, raciales, de orientación u otros datos especialmente sensibles, salvo que HRSVault los requiera de forma excepcional, con información previa clara y autorización específica, conforme al Decreto 57-2008.

3. Base y Finalidades del Tratamiento

HRSVault trata sus datos sobre la base de su solicitud y consentimiento al utilizar el servicio, de la ejecución del servicio que usted requiere, y del interés legítimo de operar y proteger la plataforma. Las finalidades son:

• Crear y administrar cuentas
• Gestionar postulaciones y presentar perfiles a empresas para las vacantes a las que usted aplicó
• Ejecutar evaluaciones o verificaciones que usted autorice por separado
• Leer su CV con apoyo de inteligencia artificial, como parte de la aceptación principal de estos textos
• Mantener la seguridad, prevenir el fraude y atender el soporte
• Enviar comunicaciones transaccionales sobre la cuenta o las postulaciones
• Mejorar el servicio mediante información agregada o efectivamente anonimizada
• Únicamente si usted lo autoriza por separado: incluir su perfil en el Talent Pool, contactarlo sobre nuevas oportunidades o enviarle comunicaciones comerciales

4. Inteligencia Artificial y Decisiones Automatizadas

Los resultados generados con inteligencia artificial son una ayuda y pueden contener errores o imprecisiones. No son un diagnóstico, ni una certificación, ni una verdad definitiva sobre su perfil. Consulte la Sección 13 (Descargos de responsabilidad).

5. Qué Ve la Empresa

Cuando su perfil forma parte de una terna enviada a la empresa de una vacante a la que usted aplicó, esa empresa puede ver:

• su nombre, fotografía, edad (no la fecha de nacimiento), cargo actual, años de experiencia y ubicación;
• su CV;
• el porcentaje de coincidencia con la vacante y una señal tipo semáforo;
• el informe ejecutivo de HRSVault, que incluye la interpretación de evaluaciones;
• el resumen y la valoración de riesgo que redacta el auditor de HRSVault.

HRSVault no pone a disposición de la empresa sus documentos de antecedentes, sus respuestas individuales a las evaluaciones ni las notas internas del equipo de HRSVault, salvo que usted lo autorice o la ley lo exija.

Si usted autorizó el Talent Pool, las empresas que cuenten con ese servicio pueden ver su nombre, fotografía, cargo, expectativa salarial y CV, aunque usted no haya aplicado a una de sus vacantes. Esta autorización es opcional y puede retirarla cuando quiera.

La empresa decide por su cuenta y es la responsable del uso que haga de la información que reciba. HRSVault no controla lo que la empresa haga con ella fuera de la plataforma.

6. Proveedores y Transferencia a Otros Países

Para funcionar, HRSVault usa proveedores que alojan, protegen, envían comunicaciones o procesan información en nombre de HRSVault:

• Supabase: base de datos, archivos y acceso a la cuenta.
• Vercel: alojamiento del sitio.
• Anthropic: inteligencia artificial (Sección 4).
• Resend: envío de correos.
• Sentry: registro de errores técnicos.
• hCaptcha: protección contra robots en los formularios.
• Google (Tag Manager y Analytics 4), Meta (píxel) y PostHog: medición del sitio, únicamente si usted acepta las cookies correspondientes (Sección 11).

Esto significa que sus datos se guardan y procesan fuera de Guatemala, en los Estados Unidos. Al aceptar este Aviso, usted autoriza expresamente esa transferencia. HRSVault procura aplicar salvaguardas contractuales, técnicas y organizativas razonables, pero cada proveedor opera bajo sus propios términos y políticas.

HRSVault no vende ni comercializa su base de datos de candidatos. También puede compartir información con las autoridades, cuando exista un requerimiento válido y aplicable. En caso de reorganización o sucesión del negocio, HRSVault podrá transferir la información al nuevo responsable, quien mantendrá los compromisos de este Aviso.

7. Su Consentimiento y Cómo Queda Registrado

Su aceptación de estos textos es electrónica. Queda registrada con la versión del texto, una huella digital del texto exacto que usted vio, la fecha y la hora, su cuenta, la dirección IP y el navegador. Conforme al Decreto 47-2008, Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas, esta aceptación tiene un valor equivalente al de una aceptación por escrito.

La lectura de su CV con apoyo de inteligencia artificial (Anthropic, con revisión humana y almacenamiento en Estados Unidos) forma parte de la aceptación principal de estos textos; no tiene una casilla aparte. Dos usos requieren una autorización adicional, que se le pide en una casilla independiente y no premarcada: las evaluaciones psicométricas y la verificación de antecedentes. El Talent Pool y el contacto sobre nuevas oportunidades son opcionales y puede revocarlos en cualquier momento. Retirar una autorización opcional no afecta su cuenta ni las postulaciones ya iniciadas, salvo cuando la actividad dependa necesariamente de esa autorización; en ese caso, HRSVault se lo explicará.

Cuando estos textos cambien de forma material, HRSVault podrá pedirle aceptarlos de nuevo para seguir usando el portal.

8. Conservación y Eliminación

HRSVault conserva los datos mientras sean necesarios para las finalidades informadas, para la seguridad, para la defensa de reclamaciones y para el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales.

Hoy, como práctica vigente y no como garantía, los documentos de antecedentes penales y policiales se eliminan alrededor de 90 días después de su última carga, y las copias de respaldo se eliminan alrededor de 14 días después de generadas. HRSVault puede modificar estas prácticas.

Al solicitar la eliminación de su cuenta, HRSVault desactivará el perfil en un plazo operativo razonable y eliminará o anonimizará la información conforme a su calendario interno de retención. HRSVault no promete la eliminación absoluta de respaldos, bitácoras o información que deba conservar, mientras técnica o legalmente no sea posible eliminarla. Puede quedar el registro de sus aceptaciones como prueba.

9. Sus Derechos y Solicitudes

En reconocimiento del derecho de autodeterminación informativa, usted podrá solicitar el acceso, la corrección, la actualización, una copia, la limitación, la oposición a usos opcionales, el retiro de consentimientos y la eliminación, cuando proceda. HRSVault procurará atender cada solicitud en la medida de lo razonable y según la ley.

Escriba a contacto@hrsvault.com desde el correo registrado, con el asunto “Solicitud de privacidad”. HRSVault podrá pedirle información adicional para verificar su identidad y le comunicará si necesita más tiempo para atender su solicitud.

10. Seguridad e Incidentes

HRSVault aplica medidas técnicas y organizativas razonables y proporcionales al riesgo, como control de accesos, autenticación reforzada para usuarios internos y de empresas, cifrado cuando corresponde, registro de actividad y revisión de permisos. Ningún sistema es infalible. Usted también es responsable de proteger sus credenciales.

Si ocurre un incidente que pueda afectar significativamente información personal, HRSVault lo investigará, procurará contenerlo y lo comunicará a las personas afectadas sin demora indebida, según los hechos, el riesgo y las obligaciones aplicables.

11. Cookies

12. Menores de Edad

13. Descargos de Responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, HRSVault no responde por daños indirectos, incidentales o consecuenciales, lucro cesante, pérdida de oportunidad o daño reputacional derivados del uso del portal, y cualquier eventual responsabilidad suya se limita al mínimo que la ley permita. Usted se obliga a mantener indemne a HRSVault, a sus socios, colaboradores y proveedores, frente a reclamos que se originen en información falsa o inexacta que usted aporte, en el uso indebido de la plataforma o en el incumplimiento de estos textos. Nada en este Aviso limita la responsabilidad que no pueda excluirse conforme a la ley ni los derechos que usted pueda ejercer ante las autoridades competentes.

14. Cambios

HRSVault publicará la versión vigente de este Aviso y podrá notificar los cambios materiales por medios razonables. Un uso nuevo, opcional o materialmente distinto de los datos requerirá información previa y una autorización nueva cuando corresponda.

15. Ley Aplicable

Este Aviso se rige por las leyes de la República de Guatemala, sin perjuicio de los derechos que la ley de su país de residencia le reconozca como irrenunciables.

16. Contacto

Para cualquier consulta sobre este Aviso o sobre el tratamiento de sus datos, escriba a contacto@hrsvault.com.